کيفيت يکی از قديمي ترين مباحث در جوامع مختلف است که سابقه آن به عصر انسان نخستين باز می گردد . در عصر حاضر کيفيت مترادف رضايت مشتری از محصول يا خدمت مورد نظر است .
امروزه در بحث کنتـرل کيفيت ، بازرسی محصول نهايی و تعيين محصولات سالم و معيوب ، جای خويش را به کنترل فرايند آماری داده است. در واقع تفکر « بازرسی محصول » منسوخ شده و تفکر حاکم بر موسسات پيشرو صنعتی « کنترل حين فرايند » به کمک تکنيکها و علوم آماری است . فلسفه کنترل حين فرايند مبتنی بر « پيشگيــری » به جای « درمــان » است . کنترل حين فرايند معتقد است که چرا بايد محصول معيوب توليد شود تا بعدا نياز به بازرسی داشته باشد . با چنين نگـرش و طرز فکری کنترل حيــن فرايند باعث افزايش چشمگير کيفيت و بهــره وری خواهد شد .

بهبود كيفيت با طراحي آزمايشها

بهبود كيفيت و بهره وري زماني مي تواند به بهترين نحو مؤثر واقع گردد كه بخش لاينفكي از چرخه طراحي و توسعه فرايند و محصول باشد . علي الخصوص استفاده از روشهاي طراحي آزمايشها در مراحل اوليه چرخه توسعه جايي كه محصولات جديد طراحي و محصولات موجود طراحي شده بهبود مي يابند و فرايندهاي توليد بهينه مي گردند، مي تواند راز موفقيت محصول باشد. استفاده از اين روشها باعث ارتقاء سطح قابليت اطمينان و بهبود عملكرد محصولات توليد شده مي گردد.
روشهاي طراحي آزمايشها مي تواند طراحي و توسعه محصولات و فعاليتهاي مرتبط با حل مشكلات را به ميزان قابل توجهي بهبود بخشد. در دنياي امروز توليد كنندگان براي بقاء و استمرار حضور خود در بازارها ناچارند كه فنون و تكنيكهاي مورد استفاده خود را به روز كنند. خصوصا تكنيكهاي كنترل و بهبود كيفيت در اين مورد از اهميت خاصي برخوردارند. تكنيك طراحي آزمايشها (DOE) نيز يكي از تكنيكهاي بهبود كيفيت است كه در دهه هاي 1990 , 1980به عنوان يك مزيت رقابتي دركشورهاي غربي و ژاپن مطرح شد ، به طوري كه بصورت يكي ازالزامات گواهينامه QS 9000 پذيرفته شد . در كشور ما نيز در سالهاي اخير گامهايي در راستاي اجراي DOE برداشته شده است .
بايد به اين نکته توجه داشت که ابزار هاي کيفيت فقط داراي توانايي اعلام عيب و خرابي بوده و کاربران آنها با استفاده صحيح و بجا مي توانند اقدام به بهبود کيفيت فرايندهاي تحت کنترل خود کنند..

طراحي آزمايشات ((DOE

DOE عبارتست از ايجاد تغييرات هدفمند در وروديها يا مشخصه هاي يك فرآيند بمنظور مشاهده و تست تغييرات حاصل در خروجيها يا نتايج. در واقع يك فرآيند از تركيب ماشينها، مواد، روشها، انسان، محيط و اندازه گيري هاي مربوطه تشكيل شده كه در نهايت منجربه توليد يك محصول يا خدمت مي گردد. طراحي آزمايش يك راهكار علمي است كه به شما اين امكان را مي دهد تا در زمينه درك بهتر از فرآيند، دانش بيشتري (بصورت سيستماتيك) كسب نموده و بر چگونگي اثر ورودي بر خروجي احاطه پيدا كنيد.

DOE به منزله يك راهنما و مرجع براي متخصصيني (مديران، مهندسان و دانشمندان) است كه با بهبود و توسعه محصول و فرآيند سر و كار دارند. بيشتر مهندسان با چگونگي انجام آزمايشهاي مربوط به عملكرد محصولات و فرآيندها آشنا هستند، اما اين دانش آنها بسيار محدود است. وقتي مهندسان با موضوع تعيين بهترين روش براي آزمايش مواجه مي شوند، بلافاصله مسائل هزينه بالا و زمان طولاني براي آنها تداعي مي‌‌گردد.

جاي تأسف است كه چنين اشخاصي در ميدانهاي مختلف صنعتي از صرفه‌جويي قابل ملاحظه در زمان و هزينه اي  كه از طراحي موثر و كارآمد آزمايشها حاصل مي گردد اطلاع ندارند. در حقيقت در طراحي آزمايشها نه تنها در زمان و هزينه صرفه‌جويي چشمگيري صورت مي گيرد، بلكه محصولات وفرآيندهاي كاملاً بهبود يا توسعه‌يافته‌ا‌ي نيز حاصل مي گردد. با بكارگيري و درك مفهوم طراحي آزمايشها، مديران و مهندسان در مي‌يابند كه چگونه مي توان محصولات فاقد قدرت رقابتي را مجدداً با كيفيتي بالاتر به صحنه رقابت بين المللي برگرداند. مديران ومهندسان امروز لازم است كه قبل از تصميم گيري در مورد ميزان بهبود و توسعه محصول و فرآيندخود، اطلاعات كافي از روشهاي طراحي آزمايش داشته باشند. به همين خاطر است كه شركتهاي بين المللي نظير تويوتا سالانه تعداد زيادي از مهندسان خود را تحت دوره هاي آموزشي DOE قرار مي‌دهند و شركتي مثل فورد در آمريكا، حتي تأمين كنندگان قطعات خود را ملزم به استفاده از اين تكنيك مي نمايد. قابليت و توانايي هاي DOE تا حدي زياد است كه كمپاني ITT در آمريكا توانست به كمك آن تنها در يكسال معادل 35 ميليون دلار صرفه جويي نمايد و يك كمپاني ديگر ضايعات 40 درصدي خود را كاملاً از بين برد و به سود دهي بسيار زيادي دست يافت.

اينچنين دستاوردها و اثراتي است كه باعث شده است متخصصين امر DOE را بعنوان فاكتور كليدي رقابت صنعتي آينده كشور پيشرفته‌ا‌ي نظير آمريكا قلمداد نمايند و رقابت در صحنه بين المللي را بدون سلاح DOE غير ممكن تشخيص دهند.

لازم به ذكراست كه DOE علاوه بر اينكه مي تواند مستقل عمل نمايد، حتي در اثر بخشي ساير تكنيكها و ابزارهاي كيفيت نظير FMEA، QFD، آناليز تلرانس، SPC و … نقش به سزايي دارد، بطوريكه زيربناي برنامه‌هاي TQM و ابزاري قدرتمند در استقرار موثر استانداردهاي QS 9000 معرفي شده است.

هدف از اجراي DOE

هدف از اجراي DOE جهت نيل به مقاصد كيفيتي فوق الذكر و سوددهي بالا را مي توان بصورت زير دسته بندي نمود :

1- تعيين موثرترين و مهم ترين عوامل كنترل فرآيند و كاهش موثر هزينه هاي كيفيت نظير ضايعات و بازرسي.

2- تعيين نحوه تاثير مشخصه هاي كنترلي يا ورودي هاي فرآيند بر روي مشخصه‌هاي كيفي يا عملكردي فرآيند و محصول در كوتاهترين زمان و با كمترين هزينه ممكن.

3- مدلسازي فرآيند و تعيين رابطه ورودي ها و خروجي هاي (محصول يا عملكرد) فرآيند و اقدام جهت بهبود مستمر محصول و فرآيند با كمترين هزينه و دركوتاهترين زمان.

4- غير حساس نمودن مشخصه‌هاي كيفي نسبت به عواملي كه امكان كنترل آنها وجود ندارد و باعث افزايش ضايعات و نقصان عملكرد مشخصه‌هاي كيفي مي‌گردند.

5- تعيين محدوده مجاز يا تلرانس عوامل كنترل فرآيند (بصورت علمي) بنحوي كه عملكرد يا مشخصه‌هاي كيفي موردنظر هميشه درمحدوده مجاز تعريف شده قرار بگيرند.

6- تدوين دانش فني عملكردي(شناخت) محصول و فرآيند با توجه به عملكرد و مشخصه‌هاي كيفي آنها و اقدام جهت كاهش موثر هزينه و زمان توسعه و بهبود محصول و فرآيند.

دستاوردهاي  DOE

با توجه به موارد ذكر شده در بالا، دستاوردهاي كلي تكنيك DOE را مي توان در مباحث قابل توجه زير در نظر گرفت :

1- شناخت مشخصه‌هاي محصول و فرآيند                      2 - بهبود كيفيت

3- كاهش ضايعات                                               4- كاهش بازرسي

5- كاهش زمان عملكرد محصول و توليد                     6 - بهبود عملكرد

7- افزايش بهره وري                                          8 - كاهش هزينه

9- كاهش زمان عملكرد محصول و توليد

اگر چه DOE در كشور ما خوب شناخته نشده است و كسي هنوز با آن بطور موثر برخورد نكرده است، ولي مجهز شدن به اين نوع ابزار كيفيت كاملاً امكان پذير بوده و با توجه به ميزان بالاي ضايعات در صنايع و تخصصهاي مختلف، بكارگيري آن كاملاً توجيه پذير و همراه با سودآوري بسيار قابل توجه خواهد بود

به قانون تشخيص ضرورت عمل كنيد

تمركز در معناي اصلي و درست كلمه تواناييِ دقت و توجه ذهن روي يك موضوع واحد است.

                                                            كُمار

قانون تشخيص ضرورت مي‌گويد: ‹‹ هيچ‌وقت براي انجام همه‌ي كارها وقت كافي وجود ندارد ولي هميشه براي انجام مهم‌ترين كارها وقت كافي هست. ››

به بيان ديگر، شما هرگز نمي‌توانيد تمام قورباغه‌ها و بچه‌قورباغه‌هاي داخل بركه را بخوريد، اما هميشه مي‌توانيد بزرگترين و زشت‌ترين آنها را بخوريد و همين كار حداقل در حال حاضر كفايت مي‌كند.

هنگامي كه وقت رو به اتمام است و انجام ندادن يك كار يا پروژه‌ي مهم عواقب بسيار بدي خواهد داشت، معمولاً هميشه وقت كافي براي انجام دادن آن كار را پيدا مي‌كنيد، آن هم اغلب درست در دقايق آخر ( به ياد داشته باشيد كه در فوتبال بايد تا دقيقه‌ي 90 بجنگيد تا پيروز شويد ). مثلاً زودتر سر كار مي‌رويد، دير از سر كار بر‌مي‌گرديد و خودتان را مجبور مي‌كنيد كه به جاي روبرو شدن با عواقب بدي كه در اثر انجام ندادن كار در مدت زمان معين گريبانگير شما خواهد شد كار را به اتمام برسانيد.

قانون: هرگز براي انجام تمام كارهاي لازم وقت كافي وجود ندارد

 اين يك واقعيت است كه امروزه هر فرد به طور متوسط از 110 تا 130 درصد وقت توانايي خود كار براي انجام دادن دارد و حجم كارها و وظايف مرتباً در حال افزايش است. همه‌ي ما مطالب زيادي داريم كه بايد بخوانيم يكي از تحقيقات اخير نشان مي‌دهد كه مديران براي مطالب و پروژه‌هايي كه مطالعه‌ي آنها در خانه يا محل كار به تعويق افتاده است به‌طور متوسط به 300 تا 400 ساعت وقت نياز دارند.

اين بدان معناست كه شما هرگز نمي‌توانيد عقب‌افتادگي‌ها را جبران كنيد و بايد اين فكر را از ذهن خود بيرون كنيد. تنها چيزي كه مي‌توانيد به آن اميدوار باشيد اين است كه به كارهاي اصلي برسيد و ساير كارها بايد فعلاً در ليست انتظار بمانند.

خيلي از مردم مي‌گويند كه وقتي مجبور هستند كاري را تا مدت زمان معيني به اتمام برسانند هميشه كارايي بيشتري پيدا مي‌كنند. متأسفانه سال‌ها تحقيق نشان مي‌دهد كه اين هم به ندرت كارساز است.

افرادي كه به دليل تنبلي و تأخير در انجام كار براي اتمام كارهايشان مهلت تعيين مي‌كنند اغلب دچار استرس بيشتر مي‌شوند، بيشتر مرتكب اشتباه مي‌شوند و مجبور به دوباره‌كاري بيشتري مي‌شوند. در اغلب موارد هنگامي كه افراد سعي مي‌كنند كاري را در مهلت سفت و سختي كه خودشان مشخص كرده‌اند به اتمام برسانند باعث خوب انجام ندادن كار و بالا رفتن هزينه‌ها مي‌شود كه در مدت طولاني اين مسئله منجر به زيان‌هاي شديد مالي خواهد شد. گاهي اوقات هنگامي كه افراد سعي مي‌كنند كاري را در دقايق آخر به اتمام برسانند به دليل عجله در كار مجبور به دوباره كاري مي‌شوند و در نتيجه كار در مدت زماني بسيار طولاني‌تر به اتمام مي‌رسد.

براي آنكه بتوانيد روي مهم‌ترين كارهايتان تمركز كنيد و آنها را طبق برنامه به اتمام برسانيد سه سؤال وجود دارد كه مي‌توانيد مرتباً از خود بپرسيد. سؤال اول اين است: ‹‹ مهم‌ترين و باارزش‌ترين كارهاي من كدامند؟ ››

به بيان ديگر، بزرگ‌ترين قورباغه‌هايي كه بايد بخوريد تا مهم‌ترين نقش را در پيشبرد اهداف سازمانتان داشته باشيد كدامند؟ اين يكي از مهم‌ترين پرسش‌هايي است كه بايد از خود بپرسيد و به آن پاسخ بدهيد. مهم‌ترين و باارزش‌ترين كارهايي كه بايد بكنيد كدامند؟ اين سؤال را ابتدا از خودتان بپرسيد. سپس از رئيس‌تان، همكارانتان و زيردستانتان نيز همين سؤال را بپرسيد. قبل از شروع به كار بايد توجهتان را روي فعاليت‌هاي كاري‌تان متمركز كنيد و از پشت ذره‌بين ذهن‌تان مهم‌ترين فعاليت‌هاي كاري خود را به‌طور شفاف و روشن ببينيد.

دومين سؤالي كه بايد مرتب از خود بپرسيد اين است: ‹‹ چه كاري است كه اگر من و فقط من خوب انجام بدهم تفاوت چشمگيري در زندگي و شغلم خواهد داشت؟ ››

ين پرسش متعلق به پيتر دِراكِر استاد بزرگ مديريت است. اين يكي از بهترين سؤال‌ها براي دست‌يابي به كارايي فردي است. چه كاري است كه شما و فقط شما مي‌توانيد آن را انجام دهيد و اگر خوب انجام دهيد تفاوت چشمگير يا تحول اساسي در زندكي يا كارتان ايجاد مي‌شود.

اين كاري است كه فقط شما مي‌توانيد انجام دهيد. اگر شما انجام ندهيد هيچ‌كس ديگري آن را انجام نخواهد داد، اما اگر شما آن را انجام بدهيد، و خوب انجام بدهيد در زندگي و كارتان تحول اساسي ايجاد مي‌كند. اين چه كاري است؟ چه قورباغه‌اي است كه شما بايد آنرا بخوريد!؟

هر ساعت از روز مي‌توانيد اين سؤال را از خودتان بپرسيد و مطمئن باشيد كه براي آن پاسخ روشن و صريحي وجود دارد. وظيفه‌ي شما اين است كه اين پاسخ روشن و صريح را پيدا كنيد و سپس قبل از اقدام به هر كار ديگري اين كار را شروع كنيد.

سومين سؤالي كه مي‌توانيد از خودتان بپرسيد اين است: ‹‹ بهترين استفاده‌اي كه مي‌توانم در حال حاضر از وقتم بكنم چيست؟ ››

به بيان ديگر، ‹‹ بزرگترين قورباغه‌ي من در حال حاضر كدام است؟ ››

اين پرسش، كليد اصلي مديريت زمان، غلبه بر تنبلي و تبديل شدن به فردي بسيار فعال و سازنده است. در هر ساعتي از روز كه اين سؤال را از خود بپرسيد و هميشه مشغول به كاري شويد كه در پاسخ به اين سؤال معلوم مي‌شود، حال اين كار هر چه مي‌خواهد باشد.

كاهاي مهم را اول انجام دهيد و كارهايي را كه در اولويت نيستند اصلاً انجام ندهيد. همانطور كه گوته مي‌گويد: ‹‹ كارهايي كه از همه مهم‌تر هستند نبايد قرباني كارهاي غيرضروري شوند. ›› هرچه پاسخ‌هاي شما به اين پرسش‌ها دقيق‌تر و روشن‌تر باشد، آسان‌تر خواهيد توانست كارهايتان را اولويت‌بندي كنيد، بر تنبلي پيروز شويد و كاري را كه انجام آن بهترين استفاده از وقت است آغاز كنيد.

قورباغه را قورت بده!

قوي‌ترين ابزار ذهني شما براي رسيدن به موفقيت توانايي شما در اولويت‌بنديِ درستِ كارهايتان است. هر روز چند دقيقه‌اي در جايي كه كسي مزاحمتان نشود راحت بنشينيد و بدون استرس و نگراني فقط به كارهايي كه بايد انجام بدهيد فكر كنيد.

تقريباً هر بار در سكوت و تنهايي به ايده‌هاي جالبي مي‌رسيد كه وقتي اين ايده‌ها را به كار بگيريد به ميزان زيادي در كار خود صرفه‌جويي خواهيد كرد. با اين كار، اغلب پيشرفت‌ها و موفقيت‌هايي را تجربه خواهيد كرد كه مسير زندگی و شغل شما را به کلی دگرگون میکند.

روي اهداف اصلي تمركز كنيد                  

وقتي همه نيروهاي جسمي وذهني متمركزشوند  توانایی فردبراي حل مشكلات به طورحيرت‌انگيزي چندبرابر مي‌شود

نرمن وينسنت پيل

«چرا به من حقوق مي‌دهند؟ ›› اين يكي از مهم‌ترين پرسش‌هايي است كه بايد در تمام مدتي كه به كاري مشغول هستيد مرتباً از خودتان بپرسيد

واقعيت اين است كه بيشتر مردم كاملاً مطمئن نيستند كه چرا به آنها حقوق مي‌دهند، اما اگر براي شما كاملاً روشن نباشد كه چرا به شما حقوق مي‌دهند و براي دستيابي به چه نتايجي شما را استخدام كرده‌اند به سختي خواهيد توانست كار خود را به بهترين نحو انجام دهيد، حقوق خود را بالا ببريد و سريع‌تر ارتقاء پيدا كنيد

ساده‌ترين پاسخ به اين پرسش اين است كه شما را براي رسيدن به اهداف به‌خصوصي استخدام كرده‌اند. دستمزد يا حقوق عبارت است از مبلغي كه براي كميت و كيفيتي معين از كاري پرداخت مي‌شود كه در تركيب با كارهاي ديگران محصول يا خدمتي را به وجود مي‌آورد كه مشتري‌ها حاضرند به خاطر آن پول بدهند

در هر كاري اهداف اصلي مورد نظر را به‌ندرت مي‌توان در بيش از پنج تا هفت زمينه دسته‌بندي كرد. اين اهداف همانهايي هستند كه شما بايد براي انجام مسئوليت‌هاي خود و داشتن حداكثر مشاركت با سازمان خود به آنها دست پيدا كنيد

اهداف اصلي مورد نظر شبيه به كاركردهاي حياتي بدن هستند مانند كاركردهايي كه به وسيله ميزان فشار خون، سرعت ضربان قلب، آهنگ تنفس و ميزان فعاليت امواج مغزي نشان داده مي‌شود. فقدان هر يك از اين فعاليت‌هاي حياتي منجر به مرگ ارگانيسم خواهد شد به همين طريق، عدم موفقيت ما در دستيابي به هريك از اهداف اصلي مورد نظر نيز منجربه اين خواهد شد كه شغل‌تان را از دست بدهيد

به عنوان مثال، اهداف اصلي در مديريت عبارتند از: برنامه ريزي، سازماندهي، گرفتن پرسنل، تفويض اختيار، نظارت، ارزيابي و گزارش گيري. اينها زمينه‌هايي هستند كه يك مدير بايد در آنها به نتايجي دست يابد تا بتواند در كار خود به موفقيت برسد

بايد براي كاري كه انجام مي‌دهيد دانش و مهارت‌هاي اساسي را داشته ‌باشيد. اين ضروريات مرتباً در حال تغيير هستند. در وهله نخست بايد توانايي‌ها و مهارت‌هاي اساسي كه اين امكان را فراهم مي‌كند تا كارتان را انجام بدهيد به‌دست آوريد. اما اهداف اصلي مورد نظر همواره در كار شما نقش بنيادي را ايفا مي‌كند وتعيين كننده‌ي موفقيت يا شكست شما در كارتان هستند

اگر مي‌خواهيد در كارتان موفق باشيد بايد در حوزه‌ي اهداف اصلي كار توانا باشيد، حوزه‌اي كه مسئوليت كامل آن با شماست. اگر شما در اين حوزه فعال نباشيد، هيچ كس ديگري در آن فعاليت نخواهد كرد. حوزه اهداف اصلي حوزه فعاليت‌هايي است كه شما آن را تحت كنترل داريد، حوزه‌اي كه از يك طرف برون دادِ كار شماست و از طرف ديگر درون دادِ كار ديگران است و موجب همكاري بين شما و ديگران مي‌شود

نقطه شروع داشتن عملكرد بالا براي شما اين است كه ابتدا اهداف اصلي كارتان را مشخص كنيد. با رئيس‌تان در اين مورد صحبت كنيد و فهرستي از برون‌داد‌هاي حوزه كاري‌تان تهيه كنيد و مطمئن شويد كه افرادي كه از نظر شغلي مافوق شما، هم‌تراز شما، و نيز پايين‌تر از شما هستند بااين فهرست موافقند

به عنوان مثال، براي يك فروشنده پيدا كردن مشتري جديد از اهداف اصلي محسوب مي‌شود. موفقيت در اين كار بخش اساسي تمامي فرآيند فروش است. تمام كردن يك فروش هم از هدف‌هاي اصلي اين شغل محسوب مي‌شود. به انجام رسيدن يك فروش موجب مي‌شود تا زحمات بسياري افراد ديگر كه در توليد و ارائه‌ي محصول يا خدماتِ عرضه شده سهيم بوده‌اند به نتيجه برسد

براي صاحب يك شركت يا مديرعامل آن موفق شدن در گرفتن وام بانكي از اهداف اصلي محسوب مي‌شود. استخدام كردن افراد شايسته و محول كردن درست كارها به آنان نيز از اهداف اصلي اين كار است. براي يك منشي يا مسئول پذيرش، تايپ كردن يك نامه و يا پاسخ دادن به تلفن‌ها و وصل كردن سريع و درست آنها به شخص موردنظر از اهداف اصلي اين شغل به شمار مي‌آيد. توانايي افراد در انجام سريع و بسيار خوب اين وظايف اصلي تعيين كننده‌ي ميزان حقوق و امكان پيشرفت آنها در كارشان است

پس از آنكه اهداف اصلي كارتان را مشخص كرديد، قدم بعدي نمره دادن، از يك تا ده، به نحوه ‌ي فعاليت ‌هاي خود در رسيدن به هر كدام از اين اهداف است. در كدام زمينه قوي ‌تر و در كدام زمينه ضعيف تر هستيد؟ در مورد كدام يك از اهداف نتايج عالي بدست آورده‌ايد و در مورد كدام يك عملكرد ضعيفي داشته‌ايد؟

در اين مورد قانوني وجود دارد: هدفي كه در آن ضعيف‌ترين عملكرد را داشته‌ايد همان جايي است كه شما بايد ساير توانائي‌ها و مهارت‌هاي خود را به‌كار گيريد

منظور اين است كه حتي اگر براي مثال در رسيدن به شش هدف از هفت هدف اصلي كارتان بتوانيد عملكرد عالي داشته باشيد، عدم توانايي و يا نداشتن مهارت كافي جهت دست‌يابي به هفتمين هدف، شما را از موفقيت باز مي‌دارد و ميزان موفقيت شما را در استفاده از توانايي‌ها و مهارت‌ها در ساير زمينه‌ها و اهداف اصلي‌تان محدود مي‌كند. ضعف شما در يك زمينه مي‌تواند مانع كارايي و اثربخشي شما و عامل اصلي برخوردها، اختلاف‌نظرها و نهايتاً شكست شما در كار بشود

براي مثال يكي از اهداف اصلي يك مدير تفويض اختيار است. توانايي انجام اين كار براي يك مدير بسيار مهم است زيرا اين كار او را قادر مي‌كند تا مديريت كند و بتواند از طريق به‌كار گرفتن توانايي‌هاي ديگران به اهداف سازمان برسد. مديري كه نتواند به‌خوبي كارها را به ديگران بسپارد، قادر نخواهد بود از ساير مهارت‌ها و توانايي‌هاي خود حداكثر استفاده را بكند. عدم توانايي در محول كردن درست كارها به افرادِ ذي‌صلاح به تنهايي مي‌تواند باعث شكست يك مدير در كارش باشد

يكي از علت‌هاي اصلي تنبلي و تأخير در انجام كار اين است كه مردم از انجام كارها و فعاليت‌هايي كه در گذشته در آن حوزه‌ها عملكرد ضعيف داشته‌اند خودداري مي‌كنند اكثر مردم به جاي تعيين هدف و برنامه‌ريزي براي بهبود و پيشرفت در زمينه‌اي كه در آن ضعف دارند آن زمينه را به‌طور كلي كنار مي‌گذارند. اين كار فقط وضع را بدتر مي‌كند

به‌عكس، هر چه توانايي شما در زمينه‌اي كه در آن ضعف داريد بيشتر شود، انگيزه‌ي شما  براي انجام آن كار بيشتر مي‌شود، كمتر تنبلي به سراغ شما مي‌آيد و بيشترمصمم مي‌شويد تا آن كار را تمام كنيد و يا در آن زمينه به مهارت بالاتري دست پيدا كنيد

حقيقت اين است كه هر كسي نقاط قوت و ضعف دارد. از توجيه كردن و دفاع از نقاط ضعف‌تان دست برداريد. به جاي اين كار آنها را دقيقاً مشخص كنيد. هدف خود را تعيين كنيد و براي آنكه در هر يك از زمينه‌هايي كه در آن ضعيف هستيد بهترين باشيد برنامه‌ريزي كنيد. فكر كنيد! شايد براي آنكه در كارتان بهترين باشيد فقط به يك مهارت ديگر نياز داشته باشيد

يكي از مهم‌ترين پرسش‌هايي كه هميشه بايد از خودتان بپرسيد و به آن جواب بدهيد اين است: ‹‹ چه مهارتي است كه اگر من در آن عالي باشم بيشترين تأثير مثبت را روي كار يا شغل من مي‌گذارد؟ ›› از اين به بعد براي پيشرفت در كارتان از اين پرسش استفاده كنيد و پاسخ‌اش را از خودتان بخواهيد. احتمالاً جوابش را از قبل مي‌دانيد

از رئيس‌تان، همكارانتان، دوستان‌تان و اعضاي خانواده‌تان نيز اين سؤال را بپرسيد. پاسخ پرسش را پيدا كنيد و سپس براي پيدا كردن مهارت و عملكرد عالي در آن زمينه دست به كار شويد

چيزي كه مايه‌ي خوشحالي است اين است كه تمامي مهارت‌هاي كاري قابل يادگيري است وقتي فرد ديگري در يكي از مهارت‌هاي اصلي عملكردِ عالي دارد معني‌اش اين است كه شما هم اگر بخواهيد مي‌توانيد در آن زمينه عالي باشيد

يكي از سريع‌ترين و بهترين راه‌ها براي از بين بردن تنبلي و انجام سريع‌تر كار اين است كه در حوزه‌هاي اصلي كارتان عملكرد عالي داشته باشيد. اين مهم‌ترين كاري است كه مي‌توانيد در زندگي حرفه‌اي خود انجام دهيد

قورباغه را قورت بده!

اهداف اصلي كارتان را مشخص كنيد. هدفهايي كه رسيدن به آنها نشان‌دهنده‌ي آن است كه كارتان را به بهترين نحو انجام مي‌دهيد مشخص كرده و آنها را روي كاغذ بياوريد. سپس به هر كدام از آنها با توجه به نحوة عملكرد خود در آن زمينه از يك تا ده نمره بدهيد، و آنگاه توانايي يا مهارتي را كه اگر به خوبي از پس آن برآييد بيشترين تأثير را روي كارتان دارد تعيين كنيد

فهرست اهداف اصلي را به رئيس خود نشان بدهيد و نظر او را بخواهيد. ازاظهارنظرهاي صادقانه استقبال كنيد. شما فقط در صورتي در كارتان عملكرد بهتري خواهيد داشت كه بتوانيد از نظرات سازنده ديگران استفاده كنيد. در مورد فهرستي كه تهيه كرده‌ايد با كاركنان و همكاران خود مشورت كنيد

عادت كنيد كه از اين به بعد مرتباً اهداف اصلي كارتان را تجزيه و تحليل كنيدهرگز از بهبود كار دست برنداريد. همين تصميم به‌تنهايي مي‌تواند زندگي‌تان را متحول كند

                    پيامد كارها را در نظر داشته باشيد

ميزان بزرگي و موفقيت هر فرد بستگي به اين دارد كه تا چه حد مي‌تواند همه نيروهاي خود را در يك كانال واحد بريزد.

اُريسون سووِت ماردِن

نشانه تفكر برتر يك انسان اين است كه بتواند در مورد پيامدهاي انجام دادن يا انجام ندادن يك كار پيش‌بيني درستي داشته باشد. اين كه يك كار يا فعاليت تا چه اندازه براي شما يا براي شركت شما اهميت دارد بستگي به پيامدها‌ي بالقوه آن كار دارد. اگر بتوانيد بر اين اساس اهميت هر كاري را ارزيابي كنيد مي‌توانيد تعيين كنيد كه قورباغه بعدي شما كدام است.

دكتر ادوارد بانفيلد از دانشگاه‌ هاروارد پس از پنجاه سال پژوهش به اين نتيجه رسيد كه داشتن ‹‹ ديد بلند مدت ›› مؤثر‌‌‌‌‌ترين عامل پيشرفت‌‌هاي اجتماعي و اقتصادي آمريكاست. ديد بلند مدت داشتن در كار تبديل به عاملي شده است كه از تمامي عوامل ديگر مانند تجربه، تحصيل، نژاد، هوش و روابط در تعيين ميزان موفقيت شما در زندگي نقش مهم‌تري دارد.

رويكرد شما نسبت به زمان، يا ‹‹ افق زماني ›› شما، تأثير چشمگيري بر رفتار‌ها و انتخاب‌هاي شما دارد. كساني كه دورنماي درازمدتي از زندگي و حرفه خود دارند هميشه مي‌توانند در مورد وقت و فعاليت‌‌‌‌‌هايشان بهتر از كساني كه كمتر در مورد آينده خود  فكر مي‌كنند تصميم‌گيري كنند.

قانون: تفكر دراز مدت تصميم‌گيري‌هاي كوتاه‌مدت را بهبود مي‌بخشد

افراد موفق در مورد آينده خود جهت‌گيري روشني دارند. آنها درباره پنج، ده و بيست سال آينده فكر مي‌كنند و انتخاب‌ها و رفتار‌ها‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌ي خود را در زمان حال مورد تجزيه و تحليل قرار مي‌دهند تا با آينده‌اي كه در درازمدت خواهان آن هستند هماهنگ باشد

در كارتان داشتن تصو يري روشن از آنچه در درازمدت براي شما دارد تصميم‌گيري‌هاي كوتاه‌مدت شما را در مورد اينكه چه كارها يي در اولويت قرار دارند بسيار آسان‌تر مي‌كند.

طبق تعريف، كارهاي مهم و ضروري به طور بالقوه نتايج بلند‌مدت دارند و كارهاي غير مهم و غير ضروري تأ ثيرات بلند‌مدت بسيار نا‌چيزي دارند و يا هيچ نتيجه‌اي ( تأ ثيري) ندارند. پيش از شروع هر كاري از خودتان بپرسيد: ‹‹ انجام دادن يا ندادن اين كارچه تأ ثيرات بلند‌مدتي برزندگي من خواهدداشت؟ ››

قانون: آينده‌نگري فعاليت‌ها و كارهاي فعلي ما را تحت تأ ثير قرار مي‌دهد و در اغلب مواقع تعيين كننده فعاليت‌هاي كنوني ماست

هر چه اهداف آينده شما روشن‌تر باشد، تأ ثير بيشتري روي كارهايي كه در زمان حال مشغول انجام آنها هستيد خواهد گذاشت. با داشتن ديد بلند‌مدت و آينده‌نگري بسيار بهتر مي‌توانيد كارهاي فعلي‌تان را ارزيابي كنيد و مطمئن شويد كه آيا اين كارها با آنچه كه هدف نهايي شماست و مي‌خواهيد در نهايت به آن برسيد مطابقت دارد يا خير.

افراد موفق كساني هستند كه آماده‌اند تا لذت‌هاي كوتاه‌مدت را به تعو يق بياندازند و با كار و تلاش نتايج بسيار ارزشمندي را در آينده به دست آورند. به عكس، افراد نا‌موفق بيشتر به خوشي‌ها و لذت‌هاي كوتاه‌مدت و آني فكر مي‌كنند و به آينده خود بسيار كم توجه‌اند.

دنيس وتيلي، سخنران معروف، مي‌گويد: ‹‹ انسانهاي ناموفق به كارهايي مي‌پردازند كه رفع كننده تنش‌ها و ناراحتي‌هاست، در صورتي كه انسانهاي موفق به كارهايي مي‌پردازند كه آنها را به هدف‌ها‌يشان مي‌رساند. ›› به عنوان مثال، زود سر‌كار رفتن، مطالعه مرتب در زمينه‌اي كه به حرفه شما مربوط مي‌شود. شركت در كلاس‌هايي كه مهارت شما را بالا مي‌برد و تمركز روي فعاليت‌هايي كه در حرفه شما ارزش بالايي دارند همگي تأثيرات بسزايي در زندگي شما خواهد داشت. از طرف ديگر، در آخرين لحظه سر‌كار رفتن، نوشيدن چاي و قهوه، روزنامه خواندن و خوش و بش كردن و گپ زدن با همكاران هر چند در كوتاه‌مدت سرگرم كننده و لذت‌بخش است اما در درازمدت نهايتاً به عدم پيشرفت، دست‌ نيافتن به اهداف و در جا زدن مي‌انجامد.

اگر عمل يا فعاليتي بالقوه پيامد‌هاي مثبت فراواني دارد آن را در اولويت بالا قرار دهيد و بلا‌فاصله شروع به انجام آن كنيد. همچنين اگر كاري بالقوه پيامد‌هاي منفي زيادي دارد انجام ندادن آن نيز بايد در اولويت بالا قرار بگيرد. قورباغه شما هر چه كه باشد بايد عزمتان را جزم كنيد و قبل از هر كاري آن را قورت بدهيد.

نگيزه بايد علتي داشته باشد. وقتي فعاليت يا رفتاري را به وضوح براي خود تعريف كرديد، هر چقدر تأثيرات مثبتي كه آن كار مي‌تواند روي زندگي شما بگذارد بطور بالقوه بيشتر باشد، شما هم انگيزه بيشتري براي غلبه بر تنبلي و انجام سريع آن كار خواهيد داشت. اگر به‌طور مداوم كارهايي را كه مي‌تواند تغيير عمده‌اي در زندگي شما يا در جايي كه در آن كار مي‌كنيد ايجاد كند شروع كنيد و به اتمام برسانيد تمركز خود را حفظ كرده و پيشرفت خواهيد كرد.

زمان به هر حال خواهد گذشت. تنها پرسشي كه وجود دارد اين است كه شما از وقتتان استفاده مي‌كنيد و قرار است در پايان هفته‌ها و ماه‌هايي كه مي‌گذرند به كجا برسيد. و اينكه به كجا مي‌رسيد عمدتاً بستگي به ميزان توجهي دارد كه به عواقب احتمالي اعمال خود در كوتاه مدت مي‌كنيد.

فكر كردن مداوم به پيامدهاي بالقوه انتخاب‌ها، تصميم‌گيري‌ها و رفتارهايتان يكي از بهترين راه‌هايي است كه بوسيله آن مي‌توانيد اولويت هاي حقيقي خود را در كار و زندگي تعيين كنيد.

قورباغه را قورت بده!

به ‌طور منظم ليست كارها، فعاليت ‌ها و پروژه ‌هاي خود را مرور كنيد. مرتباً از خودتان بپرسيد: ‹‹ كدام پروژه يا فعاليت است كه اگر آن را به بهترين نحو و با يك روش زمان بندي شده به انجام برسانم بيشترين تأثير مثبت را بر زندگي من خواهد گذاشت؟»

آنچه را كه مي‌تواند بيشترين كمك را به شما بكند، هر چه كه باشد، به عنوان هدف خود در نظر بگيريد، براي دستيابي به آن برنامه‌ريزي كنيد و بلافاصله روي برنامه خود شروع به كار كنيد. اين كلمات فوق‌العاده گوته را به خاطر بسپاريد: ‹‹ اگر كار را شروع كنيدذهن شما گرم مي‌ شود و اگر ادامه دهيد كار به انجام مي‌رسد. ››

روش الف ب پ ت ث را مدام به كار بگيريد

نخستين قانونِ موفقيت، تمركز است. يعني همه نيروهاي خود را روي يك نقطه متمركز كنيد، مستقيماً به سراغ همان نقطه برويد و به چپ و راست منحرف نشويد.

ويليام ماتئوس

قبل از شروع كارها هر چقدر فكر بيشتري روي برنامه‌ريزي و اولويت‌بندي كارها بگذاريد، كارهاي مهم‌تري خواهيد كرد و زماني كه كاري را شروع كرديد سريع‌تر آن را به پايان خواهيد رساند. هر چقدر كاري براي شما مهم‌تر و با ارزش‌تر باشد براي غلبه بر تنبلي و به‌كارشدن انگيزه بيشتري خواهيد داشت.

روش الف ب پ ت ث يك تكنيك قوي براي اولويت بندي است كه مي‌توانيد هر روز از آن استفاده كنيد. اين تكنيك آنقدر ساده و مؤثر است كه استفاده از آن به خودي خود مي‌تواند شما را به يكي از كارآمدترين و مؤثرترين افراد در حوزه كاري‌‌تان تبديل كند.

كارآيي اين تكنيك در سادگي آن نهفته است. روش آن به اين ترتيب است: براي شروع كار بايد ليستي از تمام كارهايي كه بايد در روز آينده انجام دهيد تهيه كنيد. روي كاغذ فكر كنيد.

آنگاه قبل از آنكه شروع به كار كنيد، كنار هر يك از مواردي كه در ليست خود نوشته‌ايد يكي از حروف الف، ب، پ، ت، يا ث را بنويسيد.

حرف الف براي كاري است كه بسيار مهم باشد، كاري كه بايد حتماً انجام دهيد وگرنه با عواقب جدي مواجه خواهيد شد. موردي كه با حرف الف مشخص شده است مي‌تواند ملاقات با يك مشتري خيلي مهم يا تمام كردن گزارشي باشد كه رئيس‌تان براي يك جلسه هيأت مديره كه قرار است بزودي برگزار شود به آن نياز دارد. اين موارد قورباغه‌هاي زندگي شما هستند.

اگر بيش از يك مورد از نوع الف داريد آنها را با گذاشتن علامت الف-1، الف-2، الف-3، و ... اولويت بندي كنيد. كار الف-1 بزرگترين و زشت‌ترين قورباغه شماست.

موارد نوع ب هم كارهايي هستند كه بايد انجام داد اما عواقب آنها زياد شديد نيست. اين موارد بچه‌قورباغه‌هاي زندگي شما هستند. اين بدان معني است كه اگر اين كارها را انجام ندهيد ناراحتي يا مشكلي ايجاد مي‌شود اما تأثير آن به هيچ وجه به شدت تأثير موارد الف نيست. جواب دادن به يك نامه كم اهميت يا چك كردن ئي‌ميل‌ها مي‌تواند جزء موارد ب باشد.

قاعده اين است كه هرگز نبايد به موارد ب بپردازيد وقتي كه هنوز يكي از موارد الف باقي مانده است. يك بچه‌قورباغه نبايد حواس شما را پرت كند وقتي كه يك قورباغه بزرگ منتظر است كه قورتش بدهيد.

وارد پ آنهايي هستند كه انجام دادنشان خوب است اما انجام ندادنشان عواقبي در پي ندارد. تلفن زدن به يك دوست، نوشيدن چاي يا نهار خوردن با يك همكار يا انجام دادن يك كار شخصي در ساعات كاري مي‌تواند جزء موارد پ باشد. اين قبيل موارد هيچ تأثيري روي زندگي شغلي شما ندارد.

موارد ت كارهايي هستند كه مي‌توانيد به شخص ديگري محول كنيد.قاعده اين است كه بايد هر كاري را كه كس ديگري مي‌تواند انجام دهد به وي واگذار كنيد تا وقت بيشتري براي انجام موارد الف كه فقط خودتان مي‌توانيد انجام دهيد پيدا كنيد.

موارد ث آنهايي هستند كه مي‌توانيد آنها را بكلي حذف كنيد بدون آنكه واقعاً تغييري ايجاد شود. اين موارد مي‌توانند كارهايي باشند كه زماني اهميت داشته‌اند اما ديگر به شما مربوط نمي‌شوند يا براي شما مناسب نيستند. اين كارها را اغلب از روي عادت يا چون از آنها خوشتان مي‌آيد انجام مي‌دهيد. پس از آنكه روش الف ب پ ت ث را روي ليست خود پياده كرديد كاملاً حاضر و آماده خواهيد بود تا كارهاي مهم‌تر را سريع‌تر انجام دهيد.

مهم‌ترين چيز براي اينكه روش الف ب پ ت ث كار كند اين است كه خود را موظف كنيد تا بلافصله براي انجام مورد الف-1 دست به‌كار شويد و تا زماني كه به اتمام برسد به كار ادامه دهيد. از نيروي اراده خود بهره بگيريد تا مهم‌ترين كاري را كه مي‌توانيد انجام دهيد. از نيروي اراده خود بهره بگيريد تا مهم‌ترين كاري را كه مي‌توانيد انجام دهيد شروع كنيد و به آن ادامه دهيد. قورباغه را كاملاً قورت بدهيد و تا زماني كه كار تكميل نشده است از آن دست نكشيد.

توانايي حلاجي كردن و تجزيه و تحليل ليست كارها و مشخص كردن كار الف-1 سكوي پرشي است كه شما را به بالا‌ترين سطوح موفقيت، اعتماد به نفس، عزت نفس و سربلندي پرتاب مي‌كند.

وقتي اين عادت را در خود بپرورانيد كه روي كار الف-1، يعني مهم‌ترين كار خود، متمركز شويد ( و قورباغه خود را قورت بدهيد ) آنوقت خواهيد ديد كه مي‌توانيد بيشتر از هر دو يا سه نفر از اطرافيان خود كارايي داشته باشيد.

قورباغه را قورت بده!

همين الآن ليست كارهاي خود را مرور كنيد و در كنار هر يك از موارد آن الف، ب، پ، ت يا ث بگذاريد، كار ‹‹ الف-1 ›› خود را انتخاب كنيد و بلافاصله روي آن شروع به كار كنيد، خود را موظف كنيد كه تا اين كار را به اتمام نرسانده‌ايد دست به كار ديگري نزنيد.

در طول يك ماه آينده، قبل از شروع به كار، اين روش الف ب پ ت ث را هر روز و در مورد هر ليستي كه از كارها يا پروژه‌هاي خود تهيه مي‌كنيد به‌ كار بگيريد. پس از يك ماه عادتِ شروع و ادامه كارهايي را كه بالاترين اولويت را براي شما دارند پيدا كرده‌ايد و آينده شما تضمين شده است.

.

براي هر روز از قبل برنامه ريزي كنيد

برنامه ريزي، آوردن آينده به زمان حال است تا بتوانيد همين الآن كاري براي آن انجام دهيد.

آلِن لاكِين

حتما‌ً اين سؤال قديمي را شنيده‌ايد:

‹‹ چطور يك فيل را مي‌خورند؟ ››

و البته جواب هم اين است:‹‹ لقمه لقمه! ››

شما چطور درشت‌ترين قورباغه خود را مي‌خوريد؟ به همين

ترتيب: اول آن را به فعاليت‌هاي معيني كه بايد قدم به قدم انجام‌شوند تقسيم مي‌كنيد وسپس با اولينشان شروع مي‌كنيد.ذهن شما، يعني توانايي شما براي تفكر، برنامه‌ريزي و تصميم‌گيري، قدرتمند‌ترين وسيله‌اي است كه براي غلبه بر تنبلي و افزايش بهره‌وري خود در اختيار داريد. توانايي شما در تعيين هدف، برنامه‌ريزي و انجام كار روند زندگي شما را مشخص مي‌كند. فكركردن و برنامه‌ريزي كردن به خودي خود توانايي‌هاي ذهني شما را شكوفا مي‌كند و انرژي‌هاي ذهني وجسمي شما را افزايش مي‌دهد.

بر عكس همانطور كه آلِكس مَك كِنزي ميگويد:

 واردعمل شدن بدون برنامه ريزي علت همه شكست‌هاست

قابليت شما در برنامه‌ريزي درست، قبل از شروع كار، معيار توانايي كلي شماست. هرچقدر برنامه شما بهتر باشد، آسان‌تر مي‌توانيد بر تنبلي غلبه كنيد، كار را شروع كنيد،قورباغه خود را قورت بدهيد و به پيشرفت خود ادامه دهيد. يكي از اساسي‌ترين اهداف شما در كار بايد اين باشد كه در برابر نيروهاي جسمي، عاطفي و ذهني كه به كار مي‌گيريد بيشترين بازده ممكن را به دست آوريد. خبر خوبي كه برايتان دارم اين است كه در مقابل هر دقيقه وقتي كه صرف برنامه‌ريزي مي‌كنيد معادل ده دقيقه وقت در حين انجام كار صرفه‌جويي مي‌كنيد. برنامه‌ريزي  كارهاي روزانه بيشتر از ده تا دوازده دقيقه از وقت شما را نمي‌گيرد ولي با اين سرمايه‌گذاري كوچك در زمينه وقت مي‌توانيد دست كم دو ساعت ( 100- 120دقيقه ) از وقتي را كه در طول روز تلف مي‌كنيد يا به انجام كارهاي طاقت فرسا مي‌گذاريد صرفه‌جويي كنيد.شايد نام فرمول ‹‹ شش P ›› را شنيده باشيد. اين فرمول ميگويد:

›› Proper Prior Planning Prevents Poor Performance. ‹‹

‹‹ برنامه ريزيِ قبليِ مناسب مانعِ عملكردِ ضعيف ميشود. ››

وقتي مي‌فهميد كه برنامه‌ريزي تا چه حد مي‌تواند در بالا بردن كارايي و عملكردشما مفيد باشد تعجب مي‌كنيد كه پس چرا تعداد بسيار كمي از مردم براي كارها‌يشان برنامه‌ريزي مي‌كنند. ضمناً برنامه‌ريزي واقعاً كار بسيار ساده‌اي   است. تنها چيزي كه براي اين كار لازم داريد يك صفحه كاغذ و يك خودكاراست. اساس كار پيچيده‌ترين ‹‹ پالم پايلوت ›› يا برنامه كامپيوتري كه موعد سررسيد اقساط را اعلام مي‌كند نيز همين است: بنشينيد و قبل از انجام هر كاري ليستي از كارهايي كه بايد انجام شود تهيه كنيد.هميشه كارها را براساس ليست تهيه شده انجام دهيد. هنگامي كه كار جديدي پيش ميآيد قبل از آنكه دست به انجام آن بزنيد آن را به ليست اضافه كنيد. ازهمان اولين روزي كه انجام كارهاي خود را براي هميشه از ليست آغاز مي‌كنيدبه میزان کارایی و بازدهی شما 25 درصد افزوده می شود ليست كارهاي روز بعد را شب قبل از آن و پس از آن و پس از تمام شدن كار روزانه تهيه كنيد. ابتدا كارهايي را كه هنوز تمام نكرده‌ايد و سپس كارهايي را كه بايد روز بعد انجام دهيد وارد ليست كنيد. هنگامي كه ليست كارهايتان را شب قبل آماده مي‌كنيد ذهن ناخودآگاه شما تمام مدت شب كه در خواب هستيد روي اين ليست كار مي‌كند و اغلب مواقع هنگامي كه از خواب بيدار مي‌شويد ايده‌هايي داريد كه با استفاده از آنها مي‌توانيد كارهايتان را بهتر و سريع‌تر از آنچه در ابتدا تصور مي‌كرديد انجام دهيد هر چه قبل از انجام كار وقت بيشتري براي آماده كردن و نوشتن ليست تمام كارهايي كه بايد انجام دهيد صرف كنيد كارايي شما بيشتر مي‌شود. شما براي هدف‌هاي متفاوت خود نياز به ليست‌هاي مختلف داريد. اول از همه به يك  ليست اصلي نياز داريد كه در آن همه كارهايي را كه فكر مي‌كنيد مي‌خواهيد در آينده دور يا نزديك انجام دهيد يادداشت كنيد. اين ليست براي آن است كه هر ايده جديدي كه به ذهنتان مي‌رسد و هر مسئوليت تازه‌اي را كه پيدا مي‌كنيد در آن وارد كنيد. بعداً مي‌توانيد مواردي را كه در آن وارد كرده‌ايد مرتب و منظم كنيد. دوم، به يك  ليست ماهيانه نياز داريد كه آن را در پايان هر ماه براي ماه آينده تهيه و تنظيم مي‌كنيد. در اين ليست بعضي از مواردي كه در ليست اصلي درج كرده‌ايد وارد مي‌كنيد. سوم، بايد يك  ليست هفتگي داشته باشيد كه در آن تمام هفته را از قبل برنامه‌ريزي كنيد. اين ليست همانطور كه در طول هفته مشغول انجام امور جاري هستيد تكميل مي‌شود. اين شيوه برنامه‌ريزي زمان‌بندي‌شده نظام‌مند مي‌تواند براي شما بسيار سودمند باشد. بسياري از مردم به من گفته‌اند اين عادت كه حدود 2 ساعت از وقتشان را در پايان هفته صرف برنامه‌ريزي هفته آينده كنند بهره‌وري آنها را به طور چشمگيري افزايش داده و زندگي آنها را كاملاً دگرگون كرده است. اين راهكار مسلماً در مورد شما نيز نتيجه‌بخش خواهد بود. دست آخر بايد كارها و وظايف روزانه را مشخص نموده و آنها را از ليستهاي ماهيانه و هفتگي به ليست روزانه خود منتقل كنيد. اين موارد فعاليتهاي معيني هستند كه بايد در روز آينده به آنها بپردازيد. در طول روز همانطور كـه پيش مي‌رويد در ليست روزانه كـنار فعاليتهايي كـه به اتمام مي‌رسانيد تيـك ( R ) بزنيد. اين كار به پيشرفت كارتان عينيت مي‌بخشد و در شما احساس موفقيت و حركت به سوي جلو ايجاد مي‌كند. وقتي مي‌بينيد كه داريد مطابق ليست خود پيش مي‌رويد انگيزه و انرژي بيشتري پيدا مي‌كنيد. اين كار اعتماد به نفس شما را افزايش مي‌دهد. پيشرفت مداوم و مشهود شما را بيشتر به حركت وا مي‌دارد و كمك مي‌كند تا بر تنبلي غلبه كنيد. وقتي پروژه‌اي را در پيش رو داريد، صرف نظر از اينكه چه نوع پروژه‌اي است، اول ليستي از تمام اقداماتي كه بايد براي به پايان رساندن آن از ابتدا تا انتها انجام دهيد تهيه كنيد. فعاليتهاي پروژه را اولويت‌بندي كرده و ترتيب انجام آنها را مشخص كنيد. ليست را روي يك صفحه كاغذ يا در يك برنامه كامپيوتري بازنويسي كنيد تا پيوسته در دسترس باشد. آنوقت يكي يكي براي انجام فعاليت‌ها دست به كار شويد. از ميزان پيشرفت كار با اين روش حيرت‌زده خواهيد شد.  وقتي مطابق ليست‌هاي خود كار مي‌كنيد احساس مي‌كنيد كه مؤثرتر و قوي‌تر شده‌ايد. احساس مي‌كنيد كه هر چه بيشتر كار مي‌كنيد، فكر شما بهتر و خلاق‌تر مي‌شود و بينشي پيدا مي‌كنيد كه مي‌توانيد كارها را حتي سريع‌تر انجام بدهيد. همانطور كه گفته شد وقتي به‌طور مداوم از روي ليست‌هاي خود كار مي‌كنيد احساس مثبت پيشرفت را در خود تقويت مي‌كنيد و اين به شما كمك خواهد كرد كه بر تنبلي خود غلبه كنيد. اين احساس پيشرفت براي انجام كارهاي روزانه انرژي بيشتري به شما.     مي‌دهد.يكي از مهم‌ترين قوانين كارايي فردي قانون 90/10 است. اين قانون مي‌گويد: ده درصدوقت اوليه‌اي را كه قبل از شروع كار صرف برنامه‌ريزي و تنظيم فعاليت‌هاي خودمي‌كنيد معادل نود درصد از وقتي را كه در حين انجام فعاليت‌ها مصرف مي‌كنيد صرفه‌جويي مي‌كند. كافي است اين قانون را يك بار به‌كار بگيريد تا درست بودن آن برايتان اثبات شود.وقتي فعاليت‌هاي روزانه را از قبل برنامه‌ريزي كنيد، شروع كردن و ادامه دادن به كارهابرايتان آسان‌تر مي‌شود، كارتان سريع‌تر و راحت‌تر از هميشه پيش مي‌رود، احساس قدرت و توانايي بيشتري مي‌كنيد و نهايتاً توقف‌ناپذير مي‌شويد.

قورباغه را قورت بده!

از همين امروز تهيه برنامه روزانه، هفتگي و ماهانه خود را شروع كنيد. يك دفترچه يا يك برگ كاغذ برداريد و همة كارهايي را كه بايد در بيست و چهار ساعت آينده انجام دهيد يادداشت كنيد. اگر ايده‌هاي جديدي بعداً به ذهنتان مي‌رسد، آنها راهم مجدداً به ليست اضافه كنيد. ليستي از تمام كه كارهايي كه جزء 20 درصد ارزشمند هستند معوق مانده‌اند.قبل از شروع هر كاري از خودتان بپرسيد: ‹‹ آيا اين كار جزء 20 درصد بالاست يا80 درصد پايين؟ ››قانون: در مقابل اين وسوسه كه اول كارهاي كوچك را سروسامان دهيد مقاومت كنيد.به يادداشته باشيد كه وقتي تصميم مي‌گيريد كاري را بارها و بارها انجام دهيداين كار نهايتاً به يك عادت تبديل مي‌شود و ترك آن سخت خواهد. اگر تصميمبگيريد هر روزتان را با انجام كارهاي كم ارزش شروع كنيد به‌زودي اين عادت درشما شكل مي‌گيرد كه هر روز را با كارهاي كم ارزش شروع كنيد و روزها را باانجام آنها بگذرانيد و مناسب نيست كه بخواهيد چنين عادت را در خودتان بپرورانيديا آن را حفظ كنيد.سخت‌ترين مرحله از انجام هر كار مهمي اولين مرحله يعني شروع كردن آن است.وقتي انجام يك كار مهم را واقعاً آغاز مي‌كنيد، به طور طبيعي انگيزه پيدا مي‌كنيدتا آن را ادامه دهيد. قسمتي از ذهن شما هميشه عاشق اين است كه سرگرمكارهاي مهمي باشد كه واقعاً مي‌توانند در زندگي شما تحول ايجاد كنند. وظيفهشما اين است كه اين قسمت از ذهن خود را دائماً تغذيه كنيد. حتي فكر كردنبه شروع و انجام يك كار كليدي انگيزه شما را بالا مي‌برد و كمك مي‌كند تا بر تنبليخود غلبه كنيد. واقعيت اين است كه مدت زمان لازم براي انجام يك كار مهم دراغلب موارد معادل مدت زماني است كه براي انجام يك كار مهم كم اهميت لازم است. تفاوت در اين است كه شما با اتمام كاري ارزشمند و قابل توجه به‌طورفوق‌العاده‌اي احساس خرسندي و غرور مي‌كنيد، حال آنكه با صرف همان ميزانپروژه‌ها و كارهاي بزرگي كه درنظر داريد در آينده انجام بدهيد تهيه كنيد. هر يك از هدف‌ها و پروژه‌هاي بزرگ خود را براساس اولويت ( آنچه كه مهم‌تر است ) و توالي ( آنچه بايد اول انجام شوو آنچه بايد بعد از آن انجام شود ) و ...، مرتب كنيد. براي اين كار مي‌توانيد پايان كاررا در نظر مجسم كنيد و از آخر به اول بياييد.رو ي كاغذ فكر كنيد! هميشه از روي ليست كار كنيد. به اين ترتيب حتي خودتان هم متعجب خواهيد شد كه چقدر كارايي‌تان بيشتر شده است و چقدر راحت‌ترمي‌توانيد قورباغه خود را قورت بدهيد.

قانون 80/20را در همه امور به كار بگيريد

وقت وانرژي درانجام كاري كم ارزش يااحساس خرسندي نخواهيد كرد و ياميزان آن بسيار اندك خواهد بود.مديريت زمان در واقع مديريت زندگي و مديريت فردي و يا تحت كنترل درآوردن جريان وقايع است. با استفاده از مديريت زمان هميشه آزاد خواهيد بود كه فعاليت بعدي خود و نيز فعاليت پس از آن را انتخاب كنيد. توانايي شما در انتخاب ميان كارهاي با اهميت و كم اهميت كليد تعيين ميزان موفقيت شما در زندگي و كار است.افراد مؤثر و سازنده هميشه خود را موظف مي‌كنند تا انجام كاهاي مهمي را كه در پيش رو دارند آغاز كنند. اين افراد خود را مجبور مي‌كنند كه قورباغه را، هرچه كه مي‌خواهد باشد، قورت بدهند. در نتيجه اين افراد بسيار بيش از افراد معمولي كارايي دارند و  به همين دليل بسيار خوشبخت‌تر هستند. شما هم بايد به همين روش كار كنيد.

قورباغه را قورت بده!

همين امروز ليستي از تمامي هدف‌ها، پروژه‌ها و مسئوليت‌هاي خود تهيه كنيد.كداميك از آنها جزء 10 تا 20 درصد از كارهايي هستند كه 80  يا 90 درصد از نتايجمورد نظر ما را به بار مي‌آورند يا مي‌توانند به بار آورند؟از همين امروز قاطعانه تصميم بگيريد كه وقت بيشتري را  را صرف فعاليت‌هاي معدودي بكنيد كه مي‌توانند در زندگي شما تحول واقعي ايجاد كنند و وقت كمتري را صرف فعاليت‌هاي كم اهميت‌تر بكنيد.

بدانيم كه
سيستم‌هاي فني
با افزايش سطح ايده‌آلي
از طريق رفع تضادها
و به‌كارگيري كمترين منابع، توسعه مي‌يابند.
بنابراين، براي حل خلاق مساله
TRIZ با ارايه روش خاصي از تفكر، ياد مي‌دهد كه:
مشكل همانند يك سيستم درك شود،
اول، راه‌حل ايده‌آل آن تصور گردد و
  سپس تضادها رفع  شوند.                                                                  

                                                                                                       Essence of TRIZ   

                                                                                                         Recognition that
                                                                                              technical systems evolve
                                                                                      toward the increase of ideality     
                                                                                          by overcoming contradiction
                                                               .mostly with minimal introduction of resources
                                                                                ,Thus, for creative problem solving
                                                                       ,TRIZ provides a dialectic way of thinking
                                                                                                                           ,i.e.
                                                                        ,to understand the problem as a system
                                                                              to image the ideal solution first, and
                                                                                                .to solve contradictions

اگر استانداردها وجود نداشتند چه اتفاقي مي افتاد؟

 اگر استانداردها وجود نداشتند ما به سرعت متوجه اين موضوع مي شديم. استانداردها در زندگي انسانها نقش بزرگي را ايفا مي کنند اگر چه اين نقش در اغلب اوقات به صورت نا مرئي عمل مي کند.در غياب آنها اهمييتشان آشکار مي شود .به عنوان مثال به عنوان مصرف کننده يک کالا در نبود استاندارد ها از بد شدن کيفيت يک کالا مطلع ميشويم.ما اغلب از اهميت استانداردها در ارتقاء سطح کيفيت , راحتي استفاده, بازده و قابليت تعويض نا آگاه هستيم همچنان که از فراهم آوردن اين امکانات با قيمت اقتصادي تا آگاه هستيم. ايزو بزرگترين توسعه دهنده استاندارد در دنيا است. اگر چه فعاليت عمده ايزو توسعه فني استانداردها است در عين حال استانداردهاي ايزو داراي انعکاس زياد اقتصادي و اجتماعي است. استانداردهاي ايزو باعث تغييرات مثبت ميشوند; نه تنها براي مهندسان و صاحبان شرکت بلکه براي کساني که مشکلات ساده را در توليد و توزيع حل ميکنند و در کل براي عموم مردم. استانداردهاي بين المللي که ايزو آنها را توسعه ميدهد بسيار مورد استفاده و کاربردي هستند.آنها براي انواع سازمانهاي تجاري, دولتها ,مديران فروش, متخصصان تنظيم اظهارنامه هاي مالي , تعميين کنندگان مواد اولييه , سرويس دهندگان عمومي و خصوصي و در نهايت خريداران و مصرف کنندگان نهايي مفيد اند. استانداردهاي ايزو در توسعه , توليد و تهيه محصولات و سرويس هاي کارآمد , ايمنتر و تميزتر به ما کمک مي کنند. آنها معامله بين کشور ها را آسان تر ميکنند. آنها براي دولتها سلامتي , ايمني , و قوانين محيط زيستي را فراهم مي کنند.انتقال تکنولوژي را به کشورهاي در حال توسعه اسانتر مي کنند. همچنين استانداردهاي ايزو از مشتريان و مصرف کنندگان عمومي در برابرمحصولات و سرويس هاي ارائه شده محافظت مي کند. و در کل زندگي را براي آنها ساده تر ميکند. وقتي همه کارها درست انجام ميشود-مثلا سيستمها , ماشينها و دستگاه ها درست و مطمئن کار ميکنند - اغلب به اين دليل است که استاندارد ها پياده سازي شده اند.و سازمانها مسوول استفاده از هزاران استاندارد هستند که آنه ISO نام دارند.

ايزو چه چيزي است؟

 ايزو يک شبکه از موسسات استاندارد ملي در 147 کشور دنيا است که بر پايه يک مرکز در هر کشور و يک مرکز اصلي در شهر ژنو – سويس- است که وظيفه هماهنگي مراکز مختلف را دارد. ايزو يک موسسه غير دولتي است . يعني مانند سازمان ملل اعضاي ان هر کدام نماينده ملي کشور خود نيستند. با اين همه ايزو يک نقش مهم بين قسمتهاي خصمصي و عمومي بازي ميکند. دليل اول آنکه اعضاي ان يا در دولت و موسسات دولتي داراي سمت هستند و يا نامينده دولت هستند. از طرف ديگر بقيه اعضا که نقش خصوصي دارند داراي نقش مهم در ارتباطات صنعتي هستند. بنابراين ايزو مانند يک پل ارتباطي عمل ميکند که رضايت کسب و کار و همچنين درخواست عموم را هر دو تامين ميکند. ايزو به چه معني است؟ به دليل آنکه “International Organization for Standardization” داراي اختصارات متعددي در زبانهاي متعدد است IOS) در انگليسي و يا OIN در زبات فرانسوي براي Organisation internationale de normalization ( , به همين دليل تصميم گرفته شده تا از لغت يوناني isos به معني برابر استفاده شود.

 استانداردهاي ايزو چگونه به جامعه سود ميرسانند؟

 براي تجارت,

پذيرش عمومي استانداردهاي بين المللي باعث ميشود که توليد کننده اساس توسعه محصولات و سرويسهاي خود را بر اين اساس گذاشته و در نتيجه به مقبوليت عمومي دست پيدا کند.همچنين باعث ميشود که کسب و کارهايي که بر اساس استانداردهاي بين المللي ايجاد شده اند به راحتي در نقاط مختلف دنيا قابل رقابت باشند.

 براي خريداران,

 مطابقت و سازگاري عمومي محصولات در جهان که در اثر پيروي از استانداردهاي بين المللي بوجود آمده است باعث شده است تا مصرف کنندگان داراي قدرت انتخاب بيشتر شوند و همچنين از قيمت پا يينتر که در اثر رقابت بوجود آمده است بهره برند.

براي دولتها,

 استانداردهاي بين المللي پايه هاي تکنولوژيکي و علمي را فراهم ميکند که باعث پايه ريزي سلامتي, امنيت و حفظ طبيعت ميشود.

 براي کشور هاي توسعه,

 يافته استانداردهاي بين المللي به کشورهاي توسعه يافته اين امکان را مي دهد که که با سرمايه گذاري صحيح بر روي منابع کمياب خود از اتلاف آنها جلوگيري کنند.

 براي مصرف کنندگان,

 انطباق محصولات و سرويسها با استانداردهاي بين المللي مصرف کننده را از کيفيت , امنيت و راحتي مطمئن ميسازد.

 براي همه افراد,

 استانداردهاي بين المللي به همه کمک ميکند تا از امنيت حمل و نقل , دستگاه ها و لوازمي که استفاده مي کنند مطمئن باشند.

 براي محيط زيست,

 براي محيط زيستي که در آن ساکن شديم , استاندارد هاي بين المللي براي هوا , آب و کيفيت خاک , و انتشار گازها و تشاشعات مي تواند به ما در حفظ محيط زيست کمک کند.