براي هر روز از قبل برنامه ريزي كنيد

برنامه ريزي، آوردن آينده به زمان حال است تا بتوانيد همين الآن كاري براي آن انجام دهيد.

آلِن لاكِين

حتما‌ً اين سؤال قديمي را شنيده‌ايد:

‹‹ چطور يك فيل را مي‌خورند؟ ››

و البته جواب هم اين است:‹‹ لقمه لقمه! ››

شما چطور درشت‌ترين قورباغه خود را مي‌خوريد؟ به همين

ترتيب: اول آن را به فعاليت‌هاي معيني كه بايد قدم به قدم انجام‌شوند تقسيم مي‌كنيد وسپس با اولينشان شروع مي‌كنيد.ذهن شما، يعني توانايي شما براي تفكر، برنامه‌ريزي و تصميم‌گيري، قدرتمند‌ترين وسيله‌اي است كه براي غلبه بر تنبلي و افزايش بهره‌وري خود در اختيار داريد. توانايي شما در تعيين هدف، برنامه‌ريزي و انجام كار روند زندگي شما را مشخص مي‌كند. فكركردن و برنامه‌ريزي كردن به خودي خود توانايي‌هاي ذهني شما را شكوفا مي‌كند و انرژي‌هاي ذهني وجسمي شما را افزايش مي‌دهد.

بر عكس همانطور كه آلِكس مَك كِنزي ميگويد:

 واردعمل شدن بدون برنامه ريزي علت همه شكست‌هاست

قابليت شما در برنامه‌ريزي درست، قبل از شروع كار، معيار توانايي كلي شماست. هرچقدر برنامه شما بهتر باشد، آسان‌تر مي‌توانيد بر تنبلي غلبه كنيد، كار را شروع كنيد،قورباغه خود را قورت بدهيد و به پيشرفت خود ادامه دهيد. يكي از اساسي‌ترين اهداف شما در كار بايد اين باشد كه در برابر نيروهاي جسمي، عاطفي و ذهني كه به كار مي‌گيريد بيشترين بازده ممكن را به دست آوريد. خبر خوبي كه برايتان دارم اين است كه در مقابل هر دقيقه وقتي كه صرف برنامه‌ريزي مي‌كنيد معادل ده دقيقه وقت در حين انجام كار صرفه‌جويي مي‌كنيد. برنامه‌ريزي  كارهاي روزانه بيشتر از ده تا دوازده دقيقه از وقت شما را نمي‌گيرد ولي با اين سرمايه‌گذاري كوچك در زمينه وقت مي‌توانيد دست كم دو ساعت ( 100- 120دقيقه ) از وقتي را كه در طول روز تلف مي‌كنيد يا به انجام كارهاي طاقت فرسا مي‌گذاريد صرفه‌جويي كنيد.شايد نام فرمول ‹‹ شش P ›› را شنيده باشيد. اين فرمول ميگويد:

›› Proper Prior Planning Prevents Poor Performance. ‹‹

‹‹ برنامه ريزيِ قبليِ مناسب مانعِ عملكردِ ضعيف ميشود. ››

وقتي مي‌فهميد كه برنامه‌ريزي تا چه حد مي‌تواند در بالا بردن كارايي و عملكردشما مفيد باشد تعجب مي‌كنيد كه پس چرا تعداد بسيار كمي از مردم براي كارها‌يشان برنامه‌ريزي مي‌كنند. ضمناً برنامه‌ريزي واقعاً كار بسيار ساده‌اي   است. تنها چيزي كه براي اين كار لازم داريد يك صفحه كاغذ و يك خودكاراست. اساس كار پيچيده‌ترين ‹‹ پالم پايلوت ›› يا برنامه كامپيوتري كه موعد سررسيد اقساط را اعلام مي‌كند نيز همين است: بنشينيد و قبل از انجام هر كاري ليستي از كارهايي كه بايد انجام شود تهيه كنيد.هميشه كارها را براساس ليست تهيه شده انجام دهيد. هنگامي كه كار جديدي پيش ميآيد قبل از آنكه دست به انجام آن بزنيد آن را به ليست اضافه كنيد. ازهمان اولين روزي كه انجام كارهاي خود را براي هميشه از ليست آغاز مي‌كنيدبه میزان کارایی و بازدهی شما 25 درصد افزوده می شود ليست كارهاي روز بعد را شب قبل از آن و پس از آن و پس از تمام شدن كار روزانه تهيه كنيد. ابتدا كارهايي را كه هنوز تمام نكرده‌ايد و سپس كارهايي را كه بايد روز بعد انجام دهيد وارد ليست كنيد. هنگامي كه ليست كارهايتان را شب قبل آماده مي‌كنيد ذهن ناخودآگاه شما تمام مدت شب كه در خواب هستيد روي اين ليست كار مي‌كند و اغلب مواقع هنگامي كه از خواب بيدار مي‌شويد ايده‌هايي داريد كه با استفاده از آنها مي‌توانيد كارهايتان را بهتر و سريع‌تر از آنچه در ابتدا تصور مي‌كرديد انجام دهيد هر چه قبل از انجام كار وقت بيشتري براي آماده كردن و نوشتن ليست تمام كارهايي كه بايد انجام دهيد صرف كنيد كارايي شما بيشتر مي‌شود. شما براي هدف‌هاي متفاوت خود نياز به ليست‌هاي مختلف داريد. اول از همه به يك  ليست اصلي نياز داريد كه در آن همه كارهايي را كه فكر مي‌كنيد مي‌خواهيد در آينده دور يا نزديك انجام دهيد يادداشت كنيد. اين ليست براي آن است كه هر ايده جديدي كه به ذهنتان مي‌رسد و هر مسئوليت تازه‌اي را كه پيدا مي‌كنيد در آن وارد كنيد. بعداً مي‌توانيد مواردي را كه در آن وارد كرده‌ايد مرتب و منظم كنيد. دوم، به يك  ليست ماهيانه نياز داريد كه آن را در پايان هر ماه براي ماه آينده تهيه و تنظيم مي‌كنيد. در اين ليست بعضي از مواردي كه در ليست اصلي درج كرده‌ايد وارد مي‌كنيد. سوم، بايد يك  ليست هفتگي داشته باشيد كه در آن تمام هفته را از قبل برنامه‌ريزي كنيد. اين ليست همانطور كه در طول هفته مشغول انجام امور جاري هستيد تكميل مي‌شود. اين شيوه برنامه‌ريزي زمان‌بندي‌شده نظام‌مند مي‌تواند براي شما بسيار سودمند باشد. بسياري از مردم به من گفته‌اند اين عادت كه حدود 2 ساعت از وقتشان را در پايان هفته صرف برنامه‌ريزي هفته آينده كنند بهره‌وري آنها را به طور چشمگيري افزايش داده و زندگي آنها را كاملاً دگرگون كرده است. اين راهكار مسلماً در مورد شما نيز نتيجه‌بخش خواهد بود. دست آخر بايد كارها و وظايف روزانه را مشخص نموده و آنها را از ليستهاي ماهيانه و هفتگي به ليست روزانه خود منتقل كنيد. اين موارد فعاليتهاي معيني هستند كه بايد در روز آينده به آنها بپردازيد. در طول روز همانطور كـه پيش مي‌رويد در ليست روزانه كـنار فعاليتهايي كـه به اتمام مي‌رسانيد تيـك ( R ) بزنيد. اين كار به پيشرفت كارتان عينيت مي‌بخشد و در شما احساس موفقيت و حركت به سوي جلو ايجاد مي‌كند. وقتي مي‌بينيد كه داريد مطابق ليست خود پيش مي‌رويد انگيزه و انرژي بيشتري پيدا مي‌كنيد. اين كار اعتماد به نفس شما را افزايش مي‌دهد. پيشرفت مداوم و مشهود شما را بيشتر به حركت وا مي‌دارد و كمك مي‌كند تا بر تنبلي غلبه كنيد. وقتي پروژه‌اي را در پيش رو داريد، صرف نظر از اينكه چه نوع پروژه‌اي است، اول ليستي از تمام اقداماتي كه بايد براي به پايان رساندن آن از ابتدا تا انتها انجام دهيد تهيه كنيد. فعاليتهاي پروژه را اولويت‌بندي كرده و ترتيب انجام آنها را مشخص كنيد. ليست را روي يك صفحه كاغذ يا در يك برنامه كامپيوتري بازنويسي كنيد تا پيوسته در دسترس باشد. آنوقت يكي يكي براي انجام فعاليت‌ها دست به كار شويد. از ميزان پيشرفت كار با اين روش حيرت‌زده خواهيد شد.  وقتي مطابق ليست‌هاي خود كار مي‌كنيد احساس مي‌كنيد كه مؤثرتر و قوي‌تر شده‌ايد. احساس مي‌كنيد كه هر چه بيشتر كار مي‌كنيد، فكر شما بهتر و خلاق‌تر مي‌شود و بينشي پيدا مي‌كنيد كه مي‌توانيد كارها را حتي سريع‌تر انجام بدهيد. همانطور كه گفته شد وقتي به‌طور مداوم از روي ليست‌هاي خود كار مي‌كنيد احساس مثبت پيشرفت را در خود تقويت مي‌كنيد و اين به شما كمك خواهد كرد كه بر تنبلي خود غلبه كنيد. اين احساس پيشرفت براي انجام كارهاي روزانه انرژي بيشتري به شما.     مي‌دهد.يكي از مهم‌ترين قوانين كارايي فردي قانون 90/10 است. اين قانون مي‌گويد: ده درصدوقت اوليه‌اي را كه قبل از شروع كار صرف برنامه‌ريزي و تنظيم فعاليت‌هاي خودمي‌كنيد معادل نود درصد از وقتي را كه در حين انجام فعاليت‌ها مصرف مي‌كنيد صرفه‌جويي مي‌كند. كافي است اين قانون را يك بار به‌كار بگيريد تا درست بودن آن برايتان اثبات شود.وقتي فعاليت‌هاي روزانه را از قبل برنامه‌ريزي كنيد، شروع كردن و ادامه دادن به كارهابرايتان آسان‌تر مي‌شود، كارتان سريع‌تر و راحت‌تر از هميشه پيش مي‌رود، احساس قدرت و توانايي بيشتري مي‌كنيد و نهايتاً توقف‌ناپذير مي‌شويد.

قورباغه را قورت بده!

از همين امروز تهيه برنامه روزانه، هفتگي و ماهانه خود را شروع كنيد. يك دفترچه يا يك برگ كاغذ برداريد و همة كارهايي را كه بايد در بيست و چهار ساعت آينده انجام دهيد يادداشت كنيد. اگر ايده‌هاي جديدي بعداً به ذهنتان مي‌رسد، آنها راهم مجدداً به ليست اضافه كنيد. ليستي از تمام كه كارهايي كه جزء 20 درصد ارزشمند هستند معوق مانده‌اند.قبل از شروع هر كاري از خودتان بپرسيد: ‹‹ آيا اين كار جزء 20 درصد بالاست يا80 درصد پايين؟ ››قانون: در مقابل اين وسوسه كه اول كارهاي كوچك را سروسامان دهيد مقاومت كنيد.به يادداشته باشيد كه وقتي تصميم مي‌گيريد كاري را بارها و بارها انجام دهيداين كار نهايتاً به يك عادت تبديل مي‌شود و ترك آن سخت خواهد. اگر تصميمبگيريد هر روزتان را با انجام كارهاي كم ارزش شروع كنيد به‌زودي اين عادت درشما شكل مي‌گيرد كه هر روز را با كارهاي كم ارزش شروع كنيد و روزها را باانجام آنها بگذرانيد و مناسب نيست كه بخواهيد چنين عادت را در خودتان بپرورانيديا آن را حفظ كنيد.سخت‌ترين مرحله از انجام هر كار مهمي اولين مرحله يعني شروع كردن آن است.وقتي انجام يك كار مهم را واقعاً آغاز مي‌كنيد، به طور طبيعي انگيزه پيدا مي‌كنيدتا آن را ادامه دهيد. قسمتي از ذهن شما هميشه عاشق اين است كه سرگرمكارهاي مهمي باشد كه واقعاً مي‌توانند در زندگي شما تحول ايجاد كنند. وظيفهشما اين است كه اين قسمت از ذهن خود را دائماً تغذيه كنيد. حتي فكر كردنبه شروع و انجام يك كار كليدي انگيزه شما را بالا مي‌برد و كمك مي‌كند تا بر تنبليخود غلبه كنيد. واقعيت اين است كه مدت زمان لازم براي انجام يك كار مهم دراغلب موارد معادل مدت زماني است كه براي انجام يك كار مهم كم اهميت لازم است. تفاوت در اين است كه شما با اتمام كاري ارزشمند و قابل توجه به‌طورفوق‌العاده‌اي احساس خرسندي و غرور مي‌كنيد، حال آنكه با صرف همان ميزانپروژه‌ها و كارهاي بزرگي كه درنظر داريد در آينده انجام بدهيد تهيه كنيد. هر يك از هدف‌ها و پروژه‌هاي بزرگ خود را براساس اولويت ( آنچه كه مهم‌تر است ) و توالي ( آنچه بايد اول انجام شوو آنچه بايد بعد از آن انجام شود ) و ...، مرتب كنيد. براي اين كار مي‌توانيد پايان كاررا در نظر مجسم كنيد و از آخر به اول بياييد.رو ي كاغذ فكر كنيد! هميشه از روي ليست كار كنيد. به اين ترتيب حتي خودتان هم متعجب خواهيد شد كه چقدر كارايي‌تان بيشتر شده است و چقدر راحت‌ترمي‌توانيد قورباغه خود را قورت بدهيد.

قانون 80/20را در همه امور به كار بگيريد

وقت وانرژي درانجام كاري كم ارزش يااحساس خرسندي نخواهيد كرد و ياميزان آن بسيار اندك خواهد بود.مديريت زمان در واقع مديريت زندگي و مديريت فردي و يا تحت كنترل درآوردن جريان وقايع است. با استفاده از مديريت زمان هميشه آزاد خواهيد بود كه فعاليت بعدي خود و نيز فعاليت پس از آن را انتخاب كنيد. توانايي شما در انتخاب ميان كارهاي با اهميت و كم اهميت كليد تعيين ميزان موفقيت شما در زندگي و كار است.افراد مؤثر و سازنده هميشه خود را موظف مي‌كنند تا انجام كاهاي مهمي را كه در پيش رو دارند آغاز كنند. اين افراد خود را مجبور مي‌كنند كه قورباغه را، هرچه كه مي‌خواهد باشد، قورت بدهند. در نتيجه اين افراد بسيار بيش از افراد معمولي كارايي دارند و  به همين دليل بسيار خوشبخت‌تر هستند. شما هم بايد به همين روش كار كنيد.

قورباغه را قورت بده!

همين امروز ليستي از تمامي هدف‌ها، پروژه‌ها و مسئوليت‌هاي خود تهيه كنيد.كداميك از آنها جزء 10 تا 20 درصد از كارهايي هستند كه 80  يا 90 درصد از نتايجمورد نظر ما را به بار مي‌آورند يا مي‌توانند به بار آورند؟از همين امروز قاطعانه تصميم بگيريد كه وقت بيشتري را  را صرف فعاليت‌هاي معدودي بكنيد كه مي‌توانند در زندگي شما تحول واقعي ايجاد كنند و وقت كمتري را صرف فعاليت‌هاي كم اهميت‌تر بكنيد.