به قانون تشخيص ضرورت عمل كنيد

تمركز در معناي اصلي و درست كلمه تواناييِ دقت و توجه ذهن روي يك موضوع واحد است.

                                                            كُمار

قانون تشخيص ضرورت مي‌گويد: ‹‹ هيچ‌وقت براي انجام همه‌ي كارها وقت كافي وجود ندارد ولي هميشه براي انجام مهم‌ترين كارها وقت كافي هست. ››

به بيان ديگر، شما هرگز نمي‌توانيد تمام قورباغه‌ها و بچه‌قورباغه‌هاي داخل بركه را بخوريد، اما هميشه مي‌توانيد بزرگترين و زشت‌ترين آنها را بخوريد و همين كار حداقل در حال حاضر كفايت مي‌كند.

هنگامي كه وقت رو به اتمام است و انجام ندادن يك كار يا پروژه‌ي مهم عواقب بسيار بدي خواهد داشت، معمولاً هميشه وقت كافي براي انجام دادن آن كار را پيدا مي‌كنيد، آن هم اغلب درست در دقايق آخر ( به ياد داشته باشيد كه در فوتبال بايد تا دقيقه‌ي 90 بجنگيد تا پيروز شويد ). مثلاً زودتر سر كار مي‌رويد، دير از سر كار بر‌مي‌گرديد و خودتان را مجبور مي‌كنيد كه به جاي روبرو شدن با عواقب بدي كه در اثر انجام ندادن كار در مدت زمان معين گريبانگير شما خواهد شد كار را به اتمام برسانيد.

قانون: هرگز براي انجام تمام كارهاي لازم وقت كافي وجود ندارد

 اين يك واقعيت است كه امروزه هر فرد به طور متوسط از 110 تا 130 درصد وقت توانايي خود كار براي انجام دادن دارد و حجم كارها و وظايف مرتباً در حال افزايش است. همه‌ي ما مطالب زيادي داريم كه بايد بخوانيم يكي از تحقيقات اخير نشان مي‌دهد كه مديران براي مطالب و پروژه‌هايي كه مطالعه‌ي آنها در خانه يا محل كار به تعويق افتاده است به‌طور متوسط به 300 تا 400 ساعت وقت نياز دارند.

اين بدان معناست كه شما هرگز نمي‌توانيد عقب‌افتادگي‌ها را جبران كنيد و بايد اين فكر را از ذهن خود بيرون كنيد. تنها چيزي كه مي‌توانيد به آن اميدوار باشيد اين است كه به كارهاي اصلي برسيد و ساير كارها بايد فعلاً در ليست انتظار بمانند.

خيلي از مردم مي‌گويند كه وقتي مجبور هستند كاري را تا مدت زمان معيني به اتمام برسانند هميشه كارايي بيشتري پيدا مي‌كنند. متأسفانه سال‌ها تحقيق نشان مي‌دهد كه اين هم به ندرت كارساز است.

افرادي كه به دليل تنبلي و تأخير در انجام كار براي اتمام كارهايشان مهلت تعيين مي‌كنند اغلب دچار استرس بيشتر مي‌شوند، بيشتر مرتكب اشتباه مي‌شوند و مجبور به دوباره‌كاري بيشتري مي‌شوند. در اغلب موارد هنگامي كه افراد سعي مي‌كنند كاري را در مهلت سفت و سختي كه خودشان مشخص كرده‌اند به اتمام برسانند باعث خوب انجام ندادن كار و بالا رفتن هزينه‌ها مي‌شود كه در مدت طولاني اين مسئله منجر به زيان‌هاي شديد مالي خواهد شد. گاهي اوقات هنگامي كه افراد سعي مي‌كنند كاري را در دقايق آخر به اتمام برسانند به دليل عجله در كار مجبور به دوباره كاري مي‌شوند و در نتيجه كار در مدت زماني بسيار طولاني‌تر به اتمام مي‌رسد.

براي آنكه بتوانيد روي مهم‌ترين كارهايتان تمركز كنيد و آنها را طبق برنامه به اتمام برسانيد سه سؤال وجود دارد كه مي‌توانيد مرتباً از خود بپرسيد. سؤال اول اين است: ‹‹ مهم‌ترين و باارزش‌ترين كارهاي من كدامند؟ ››

به بيان ديگر، بزرگ‌ترين قورباغه‌هايي كه بايد بخوريد تا مهم‌ترين نقش را در پيشبرد اهداف سازمانتان داشته باشيد كدامند؟ اين يكي از مهم‌ترين پرسش‌هايي است كه بايد از خود بپرسيد و به آن پاسخ بدهيد. مهم‌ترين و باارزش‌ترين كارهايي كه بايد بكنيد كدامند؟ اين سؤال را ابتدا از خودتان بپرسيد. سپس از رئيس‌تان، همكارانتان و زيردستانتان نيز همين سؤال را بپرسيد. قبل از شروع به كار بايد توجهتان را روي فعاليت‌هاي كاري‌تان متمركز كنيد و از پشت ذره‌بين ذهن‌تان مهم‌ترين فعاليت‌هاي كاري خود را به‌طور شفاف و روشن ببينيد.

دومين سؤالي كه بايد مرتب از خود بپرسيد اين است: ‹‹ چه كاري است كه اگر من و فقط من خوب انجام بدهم تفاوت چشمگيري در زندگي و شغلم خواهد داشت؟ ››

ين پرسش متعلق به پيتر دِراكِر استاد بزرگ مديريت است. اين يكي از بهترين سؤال‌ها براي دست‌يابي به كارايي فردي است. چه كاري است كه شما و فقط شما مي‌توانيد آن را انجام دهيد و اگر خوب انجام دهيد تفاوت چشمگير يا تحول اساسي در زندكي يا كارتان ايجاد مي‌شود.

اين كاري است كه فقط شما مي‌توانيد انجام دهيد. اگر شما انجام ندهيد هيچ‌كس ديگري آن را انجام نخواهد داد، اما اگر شما آن را انجام بدهيد، و خوب انجام بدهيد در زندگي و كارتان تحول اساسي ايجاد مي‌كند. اين چه كاري است؟ چه قورباغه‌اي است كه شما بايد آنرا بخوريد!؟

هر ساعت از روز مي‌توانيد اين سؤال را از خودتان بپرسيد و مطمئن باشيد كه براي آن پاسخ روشن و صريحي وجود دارد. وظيفه‌ي شما اين است كه اين پاسخ روشن و صريح را پيدا كنيد و سپس قبل از اقدام به هر كار ديگري اين كار را شروع كنيد.

سومين سؤالي كه مي‌توانيد از خودتان بپرسيد اين است: ‹‹ بهترين استفاده‌اي كه مي‌توانم در حال حاضر از وقتم بكنم چيست؟ ››

به بيان ديگر، ‹‹ بزرگترين قورباغه‌ي من در حال حاضر كدام است؟ ››

اين پرسش، كليد اصلي مديريت زمان، غلبه بر تنبلي و تبديل شدن به فردي بسيار فعال و سازنده است. در هر ساعتي از روز كه اين سؤال را از خود بپرسيد و هميشه مشغول به كاري شويد كه در پاسخ به اين سؤال معلوم مي‌شود، حال اين كار هر چه مي‌خواهد باشد.

كاهاي مهم را اول انجام دهيد و كارهايي را كه در اولويت نيستند اصلاً انجام ندهيد. همانطور كه گوته مي‌گويد: ‹‹ كارهايي كه از همه مهم‌تر هستند نبايد قرباني كارهاي غيرضروري شوند. ›› هرچه پاسخ‌هاي شما به اين پرسش‌ها دقيق‌تر و روشن‌تر باشد، آسان‌تر خواهيد توانست كارهايتان را اولويت‌بندي كنيد، بر تنبلي پيروز شويد و كاري را كه انجام آن بهترين استفاده از وقت است آغاز كنيد.

قورباغه را قورت بده!

قوي‌ترين ابزار ذهني شما براي رسيدن به موفقيت توانايي شما در اولويت‌بنديِ درستِ كارهايتان است. هر روز چند دقيقه‌اي در جايي كه كسي مزاحمتان نشود راحت بنشينيد و بدون استرس و نگراني فقط به كارهايي كه بايد انجام بدهيد فكر كنيد.

تقريباً هر بار در سكوت و تنهايي به ايده‌هاي جالبي مي‌رسيد كه وقتي اين ايده‌ها را به كار بگيريد به ميزان زيادي در كار خود صرفه‌جويي خواهيد كرد. با اين كار، اغلب پيشرفت‌ها و موفقيت‌هايي را تجربه خواهيد كرد كه مسير زندگی و شغل شما را به کلی دگرگون میکند.